АГЕНТСТВО СОБЫТИЙНОГО МАРКЕТИНГА

+7 (925) 730-80-92

Заказать звонок

Конференции, Форумы

Конференции и Форумы

Проведение конференций и форумов требует от организатора глубокого погружения в тематику.

Наш опыт участия в подобных проектах связан не только с оказанием менеджерских услуг, с которым вполне способно справить любое event – агентство.

Оператор Форума – это представитель основного организатора, по чьей инициативе данное событие проводится.

Часто таким идейным вдохновителем, главным заказчиком выступают НП, Государственные ведомства или крупные холдинги. Зачастую они участвуют в формировании основной повестки, способствуют привлечению спикеров и партнеров.

Но остальной функционал ложится на плечи оператора.

Мы вели проекты в совершенно разных сферах бизнеса в России и за ее пределами.

Одним из наглядных примеров является Международный инвестиционный Форум Ассоциации индустриальных парков, оператором которого мы выступаем с первого года его существования

За пять лет проект вырос с локального события до наиболее значимого мероприятия отрасли, а состав участников представлен руководителями государственных структур и представителями российского и зарубежного бизнеса, губернаторами, министрами.

13ab796eec5b32a89a752a5893ff1d10

Каковы задачи оператора делового мероприятия?

Организуя мероприятия, мы отвечаем за весь блок задач, среди которых продакшн и менеджмент события на площадке — это лишь небольшая часть всего процесса.

Сфера ответственности оператора форума/конгресса в разы шире:

  • Формирование бренда мероприятия и его продвижение
  • Формирование концепции мероприятия (платное/бесплатное, актуальная повестка, программная сетка)
  • Работа со спикерами
  • Работа с аудиторией (включая direct-marketing, IT-решения для коммуникации, CRM): приглашение, продажа пакетов участника и выставочного пространства, сервисная и информационная поддержка
  • Работа со спонсорами
  • Работа со СМИ
  • Event менеджмент: организация непосредственно мероприятия, в том числе регистрационный процесс, продакшна, техническое обеспечение, логистика, кейтеринг.

Комплексный подход в реализации всех указанных блоков работ позволяет получать высшую оценку посетителей и заказчиков и ведет к ежегодному динамичному развитию этого мероприятия, развивая его бренд.

Но вернемся к сути. Рассмотрим логику подготовки мероприятия — те ключевые моменты, на которых стоит сфокусировать свое внимание.

Предположим, Ваша задача — организовать большую конференцию, где соберутся существующие партнеры, клиенты, а также «новые контакты». Усложним задачу — мероприятие к тому же платное, ведь Вы хотите компенсировать хотя бы часть затрат на проведение этого события. Давайте определимся с Вашими основными целями. Скорее всего, Вы рассчитываете:

  • Обратить внимание вашей ЦА, увеличить цитируемость в СМИ, напомнить рынку о своей экспертизе, улучшить имидж.
  • Наладить новые контакты с потенциальными клиентами
  • Укрепить отношения с профильными ведомствами в государственных структурах

Но как привлечь аудиторию?

В основе в мероприятия лежит «контент»

Несмотря на желание говорить о Вас и только о Вас, мероприятие должно быть интересным прежде всего аудитории, а значит сулить выгоду, быть полезным, вызывать положительный эмоциональный отклик.

Мы предположили, что мероприятие платное, в этом случае главной его миссией мы считаем создание дискуссионной площадки.

Для формирования правильного контента важно изучить сферу интересов вашей аудитории, выбрать формат — будут ли это панельные дискуссии, доклады, а может быть круглый стол. Определить острые вопросы для обсуждения.

Главной рекламой вашему мероприятию послужат высококлассные авторитетные спикеры

Пригласите актуальных спикеров и профессиональных модераторов. Ими могут стать представители Вашей компании, компаний партнеров, профессиональные журналисты, научные деятели.

Конференции и Форумы – площадки для коммуникаций

Аудитория на мероприятии выступает не только слушателем. Каждый из посетителей имеет также свою личную задачу, чаще коммерческую, которую он реализует в интересах развития себя как специалиста или его компании.

Поэтому условия проведения форумов и конференций должны быть удобными не только для получения информации, но и для установления контактов между слушателями, способствующих с комфортом решать деловые вопросы.

Цифровые технологии

Важным моментом могут стать сервисы, которые бы облегчили коммуникацию между участниками, между слушателями и спикерами. Это не только записки из зала и обмен визитками. Цифровые технологии сегодня — это далеко не всегда сложные процессы, и могут быть реализованы даже на небольшом мероприятии. Сервисы мобильной связи, почтовые сервисы, QR кодирование или RFID метки — это механизмы, которые по отдельности и в совокупности призваны служить эффективности вашего мероприятия.

Партнеры мероприятия

Показатель успешности мероприятия – это позитивные отзывы посетителей. Как мы описали выше, наличие статусных спикеров и грамотный контент – это основа мероприятия. Но все это имеет смысл для привлечения внимания Вашей аудитории. Приглашение аудитории – это тот фактор, который потребует особого внимания. На то, кто и в каком количестве придет к Вам на Форум влияют многие аспекты. Поэтому так важно продумать грамотный процесс приглашения. Основными помощниками в этом процессе станут Ваши партнеры. Это те компании и люди, чья вовлеченность в работу конференции или форума повлияет на положительное решение потенциальных участников.

К ним относят как профильные некоммерческие партнерства, в которых может состоять Ваша организация, Ваших бизнес-партнеров, клиентов, поставщиков, подрядчиков, так и информационных партнеров (СМИ), а также всех тех, кто способствует продвижению Вашего мероприятия, способен создать добавочную стоимость.

Это самый эффективный канал коммуникаций с Вашей аудиторией. Прежде всего, через партнеров возникнет word of mouth эффект (или сарафанное радио), когда люди будут рекомендовать друг другу посетить мероприятие.

Промоушн мероприятия

Помимо продвижения мероприятия с помощью партнеров, информационных спонсоров, необходимо задаться вопросом, какие еще каналы в Вашей обычной маркетинговой деятельности Вы используете.

К примеру, Вы регулярно даете рекламу в профильных изданиях, Вы обладает десятком веб-ресурсов. Даже подпись в Вашей почте может стать эффективным каналом анонсирования.

Не забывайте, что продвигая Ваше мероприятие, на самом деле Вы продвигаете Вашу компанию. У Вас в руках отличный инструмент, который называется «информационным поводом» и вашему PR-департаменту самое время потрудиться.

[contact-form-7 id="1205" html_id="phone_modal_form"]
[contact-form-7 id="1255" html_id="calculation_modal_form"]

Если наш сайт понравился вам, мы будем очень признательны, если вы расскажете друзьям /проговоритесь/ поделитесь ссылкой