АГЕНТСТВО СОБЫТИЙНОГО МАРКЕТИНГА

+7 (925) 730-80-92

Заказать звонок

10 простых советов для сжатых сроков

Мероприятия по планированию сделали себе имя на их способности превосходить ожидания клиентов. Зачастую подготовка события в короткие сроки является хорошим способом произвести впечатление на нового клиента или сохранить текущего.

Почему времени на исполнение заказа может быть недостаточно? Сколько можно сэкономить времени и как его правильно использовать? Какую стратегию нужно выбрать для организации мероприятия в сжатые сроки? Поиск ответов на эти вопросы помогут вам поднять уровень организации мероприятия до удивительных высот.

1. Выбирайте клиента, который вам подходит

Все клиенты абсолютно разные. Если вы понимаете, что выполнить заказ с коротким сроком не подходит для вашего бизнеса, то нет никаких оснований за него браться. Будьте разборчивыми. Работайте только с теми клиентами, которые соответствуют вашей бизнес-модели.

2. Почему мало это слишком мало?

Ответ на этот вопрос во многом зависит от типа и масштаба организуемого мероприятия. Прежде всего вам нужно ответить на вопросы: Что конкретно вы координируете? Насколько результат зависит от ваших действий? Большие события с большим количеством подвижных составляющих требуют больше времени. Эшли Дорфман из «Posh Productions» делится некоторыми идеями планирования временной шкалы:

«Помните, если вы работаете с несколькими подрядчиками, короткие сроки могут быть гораздо более напряженными, потому что вы должны полагаться на других, и все зависит не только от слаженных действий вашей команды, но и от ответственного подхода к срокам со стороны подрядчиков. Прежде чем дать согласие на организацию события с меньшими, чем комфортные для вас сроками, необходимо понять, что требуется от вас, как налажена работа с подрядчиками, а также насколько важно это событие для вашего бизнеса. В короткие сроки, риск очень велик и награда должна быть соответствующей.»

3. Используйте каждый момент времени

После того как вы решили что клиент подходит для вас, перед вами встает задача сделать как можно больше в каждую минуту отведенного времени. Специалисты event-индустрии знают, что залог успешной организации события в сжатые сроки, лежит в способности максимально использовать временные возможности.

4. Напишите список дел

Вы не можете позволить себе тратить время впустую поэтому убедитесь, что четко продуманы все  компоненты. Создайте список дел, который работает на вас. Являетесь ли вы любителем записей в блокноте, стикеров, или предпочитаете организовывать все в электронном виде, визуализировать список дел важно по нескольким причинам:

— Вы ясно представляете, что должно быть завершено и что уже сделано;
— Вы можете увидеть, что находится в ваших руках, и какие части вы ждете от кого-то еще;
— Список отмечает ваш прогресс и дает вам чувство выполненного долга, который поможет с управлением стрессом в сжатые сроки

5. Используйте проверенные контакты

Если у вас есть надежные партнеры, которые способны помочь вам в подготовке события и на которых вы можете рассчитывать, используйте их. Сжатые сроки – не то время, чтобы полагаться на непроверенные контакты.

6. Сделайте это сегодня

На следующий день у вас есть ясное представление, что нужно сделать сегодня. Когда у вас есть короткое время на организацию события, вы не хотите, что-то переносить на другой день. Как Вероника Шофсталл написала в своем стихотворении: «Через некоторое время, вы научитесь строить все дороги сегодня, потому что завтрашний день слишком неопределен для планов.» Сделайте это сегодня. Это единственная гарантия, которая у вас есть.

7. Уделите внимание самому главному

Не тратьте время, планируя детали, пока не проработаны главные моменты. При составлении списка текущих дел, организуйте его, как кулинарный рецепт из шагов в логической последовательности. Таким образом, вы, сможете сакцентировать внимание на наиболее важных вещах и не допустить непоправимых ошибок.

8. Соберите команду под мероприятие

Когда у вас есть группа поставщиков, с которыми вы работаете на регулярной основе, вам не нужно совершать звонки по поводу бюджетов и деталей. Соберите из них команду под данное мероприятие и просто договоритесь о ценах и услугах.

9. Постарайтесь выяснить детали как можно раньше

Получите от клиента как можно больше деталей, насколько это возможно и как можно раньше. Задавайте вопросы вроде: «В случае, если у нас не получается данный вариант, то, какой ваш второй выбор?» Это особенно хорошо работает при выборе даты или площадки. Побуждение клиента сразу определить несколько вариантов для мероприятия избавит вас от последующей головной боли, связанной с большим количеством новых уточнений и деталей.

10. Определите ожидания клиента с самого начала

Убедитесь, что вы верно установили все ожидания клиента с самого начала. Если вы знаете, что что-то должно быть сокращено из-за ограниченного времени, необходимо сообщить это клиенту в самом начале работы над мероприятием. Не оставляйте никаких сюрпризов. Часто клиенты чувствуют себя виноватыми или испытывают беспокойство по поводу коротких сроков и многие готовы идти на уступки, если они знают о них на ранних стадиях. Что клиенты действительно не любят, так это сюрпризы.

В заключении

Так же, как ваши клиенты ищут отдачу от своих инвестиций, вам нужно правильно оценивать свое время, а также то, что это должно быть чем-то большим, чем просто доход от проекта. Событие с сжатыми сроками приносит с собой дополнительное давление и стресс, и риски. Поэтому убедитесь, что клиент подходит вам и есть причины, чтобы взять на себя выполнения задачи за пределами просто «платы за услуги».

[contact-form-7 id="1205" html_id="phone_modal_form"]
[contact-form-7 id="1255" html_id="calculation_modal_form"]

Если наш сайт понравился вам, мы будем очень признательны, если вы расскажете друзьям /проговоритесь/ поделитесь ссылкой